Ein Beispiel für Integration zwischen Projektsteuerung und Vertragsmanagement

Abstrakt (Englisch)

Bei internationalen Verträgen erfolgt die Bewertung der Terminverzögerung mithilfe spezifischer forensischer Planungstechniken, die die Analyse einzelner oder mehrerer Ereignisse ermöglichen , oft in „Parallelität“, um EOT zu verfolgen (Verlängerung der Zeit) und Verlängerungskosten. In den neuen FIDICs gibt es spezifischere Klauseln, die das EOT-Management regeln, Verzögerungsmessung und entsprechende Ansprüche; Es ist ein strukturierter Ansatz des Claim-Managements erforderlich, der eine bessere Integration zwischen Projektsteuerung und Claim-Management mit sich bringt; Bei großen und komplexen Projekten kann eine spezielle Schaden-Task-Force erforderlich sein, seit dem Projektstart, speziell auf das Forderungsmanagement spezialisiert; In jedem Fall ist es notwendig, zu verwalten (Potenzial) Forderungen seit der Angebotsphase.

Prämisse

In internationalen Verträgen erfolgt die Analyse und Bewertung von „Verzögerungen“ mit Techniken von forensische Planung, die es ermöglichen, die Auswirkungen einzelner Ereignisse oder einer Gruppe von Ereignissen zu analysieren, oft begleitend, über die Phasen der Projektabwicklung, um Zeitverlängerungen auszuhandeln (EOT) e Verlängerungskosten. Die Verträge regeln nun diese Aktivität, die bereits in der Angebotsphase gut formuliert und in integrierter Weise mit der Projektsteuerung und dem Vertragsmanagementsystem umgesetzt werden muss. Die neuen FIDIC-Versionen, einige bereits veröffentlicht in 2018, sie verlangen noch mehr spezifische Claim-Management-Prozesse. In entsprechenden Projekten kann eine eigene Arbeitsgruppe für das Claim Management erforderlich sein, bestehend aus geeigneten Fachkräften.

Zielsetzung

Die Verwaltung von Ansprüchen aufgrund von Verzögerungen und/oder Produktivitätsverlusten (Störung) erfordert einen stärker integrierten Ansatz zwischen Projektsteuerung und Vertragsmanagement, während der Projektdurchführung, um den Boden für „Änderungsanträge“ und Reklamationen zu bereiten; Dies gilt insbesondere für drei Prozesse:

1. Die Entwicklung und regelmäßige Aktualisierung eines Masterprogramms (d.h. Projektbasisplan) genau, das jedoch auf bestimmte „technische“ Anforderungen reagiert, um die nachfolgende Phase zuverlässig zu machen Planungsverzögerungsanalyse, insbesondere im häufigeren Fall gleichzeitiger Verzögerungen (gleichzeitige Verzögerung).
2. Der Aufbau und die Pflege eines „Projektarchivs“, das alle Projektinformationen strukturiert und „zeitgemäß“ nachverfolgt (d.h. zeitgleiche Projektaufzeichnung); Diese Tätigkeit ist unerlässlich, um die Gründe für den Anspruch zu belegen und den in den folgenden Phasen beteiligten Anwälten und Sachverständigen die erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen.
3. Ein präziser Kommunikationsprozess, gemäß den vertraglichen Anforderungen, Dies erfordert eine sorgfältige monatliche oder zweiwöchentliche Planung der Kommunikation gegenüber dem Kunden und/oder den Subunternehmern, hinsichtlich potenziell bedeutsamer Ereignisse, bittet um Aufklärung (RFI), die Einreichung von Vorschlägen und/oder Änderungswünschen e, natürlich, Mitteilung der festgestellten Verzögerungen (Verspätungsanzeige), denn die rechtzeitige Mitteilung der Verzögerung ist eine übliche Vertragsvoraussetzung für die Zulässigkeit (Anspruch) del Anspruch.

Der empfohlene Ansatz

Sehen wir uns die spezifischen Aktivitäten, die ausgeführt werden müssen, genauer an.

1. Vorvertragliche Phase (d.h. Während der Ausschreibung): untersucht die Vertragsklauseln des Change and Claim Managements und der Projektkontrollen, um das Basisprogramm genau aufzustellen, Eingabe der bereits in dieser Phase identifizierten „Risikoereignisse“ und Durchführung der Überprüfung der kritischen Pfade .
2. Projektstartphase: normalerweise das Basisprogramm und andere spezifische „Pläne“ (Risikoplan, Projektkontrollplan, Vertragsmanagementplan, usw.) muss innerhalb der ersten eingereicht werden 30/60 Tage nach der Mitteilung, um fortzufahren; Während dieser Initiierungsphase des Projekts ist es notwendig, das endgültige Basisprogramm zu entwickeln, Überprüfen Sie alle in der Ausschreibungsphase angenommenen Hypothesen und stellen Sie das Programm fertig, Integration in alle Risikoereignisse (Arbeitgeberrisikoereignisse / Risikoereignisse bei Auftragnehmern) mit der abschließenden Überprüfung der kritischen Pfade.
3. Ausführungsphase: Bewertung der zeitlichen Auswirkungen und Erweiterungskosten aufgrund von Varianten (ändern) und/oder durch den Kunden verursachte „Ereignisse“ und Unterstützung bei der Analyse und Erstellung des Dossiers für „Request for Variations“.
4. Phase des Schiedsverfahrens: Erstellung der den Anspruch stützenden Dokumentation unter besonderer Berücksichtigung der Analyse der oben beschriebenen Auswirkungen, unter Verwendung der verschiedenen Techniken der forensischen Planung und der Terminverzögerungsanalyse (Zeitwirkungsanalyse, Wie geplant vs. Wie gebaut, usw.). Offensichtlich, wenn bei der Durchführung des Projekts darauf geachtet wurde, die drei im vorherigen Absatz genannten Prozesse durchzuführen, insbesondere die Pflege des Projektarchivs (zeitgleiche Projektaufzeichnung) mit einer regelmäßigen und angemessenen prospektiven Analyse der „Verzögerungen“, Die Arbeit in der Schiedsverfahrensphase wird erheblich erleichtert. Eine weitere Tätigkeit, die ich übernehmen könnte, ist die Schnittstelle zu etwaigen „Claim and Dispute“-Beratern, die an Schiedsverfahren oder Rechtsstreitigkeiten beteiligt sind, Riguardo al forensische Planung.

Zusammenfassend ist die Aktivität von forensische Planung lässt sich so zusammenfassen:

Forensische Analyse von Ansprüchen und Widerklagen (tatsächlich oder potenziell)

• Analyse der Anspruchsbedingungen (Anwesenheit von Owner’s Delay Events) im Zusammenhang mit dem Fortschritt der Arbeiten;
• Schnittstelle zum Projektteam, um Informationen und unterstützende Dokumentation zu sammeln;
• Analyse und Simulation der Auswirkungen auf vertragliche Meilensteine ​​und Analyse kritischer Pfade (forensische Analyse);
• Analyse und Untersuchung gleichzeitiger Verzögerungssituationen;
• Mitwirkung bei der Erstellung des Dossiers zur Untermauerung der Behauptung;
• Mögliche Verhandlung und Treffen mit dem Kunden.

Forensische Analyse von Varianten (ändern) oder mögliche Änderungen, um dies festzustellen:

• Zeitverlängerung (EOT);
• Verlängerungskosten.

Fornire „Experten-forensische Planung“-Eingabe pro Dossier und Berichterstattung:         

• Zur Bestätigung und Qualifizierung der Ergebnisse der forensischen Analyse von Ansprüchen oder potenziellen Ansprüchen
• Für interne Präsentationen vor der Unternehmens- und Projektleitung zur Prüfung und Freigabe;
• Durch Vorlage an den Kunden gemäß den vertraglichen Anforderungen;
• Pro Executive Summary ein wichtiger interner Stakeholder.

Schlussfolgerungen

Forensische Planungsfähigkeiten umfassen Projektkontrollen und Vertragsmanagement und erfordern einen integrierten Ansatz, in geeignete Verfahren übersetzt, die Teil des Unternehmensprojektmanagementsystems sein und vom PMO „bewacht“ werden müssen. Ressourcen müssen geschult werden.

Forensische Planungsverfahren erfordern die Anwendung kostentechnischer Methoden und Techniken (Methoden zur Verzögerungsanalyse, Von Earned-Value-Management-Systeme zur Messung der Produktivität und zur Bewertung der „Störung”, sowie spezielle Tools zur Dokumentenverwaltung (Dokumentenmanagementsysteme) integriert mit Planungs- und Terminierungstools (Planung und Terminierung) und Tools zur Durchführung einer quantitativen Analyse der mit der Zeitplanung verbundenen Risiken (quantitative Zeitplan-Risikoanalyse).