Un ejemplo de integración entre los controles de proyecto y la gestión de contratos

Abstracto (Inglés)

En los contratos internacionales la evaluación del retraso en la programación se realiza a través de técnicas específicas de planificación forense que permiten analizar eventos individuales o grupales. , a menudo en "concurrencia", con el fin de perseguir EOT (extensión de tiempo) y costes de prolongación. En los nuevos FIDIC hay cláusulas más específicas que rigen la gestión del EOT, medición del retraso y reclamaciones relevantes; Se requiere un enfoque estructurado de gestión de reclamos que implique una mejor integración entre los controles de proyecto con la gestión de reclamos.; en proyectos grandes y complejos, puede ser necesario un grupo de trabajo específico para reclamos, desde la puesta en marcha del proyecto, específicamente dedicado a la gestión de siniestros; en todo caso es necesario gestionar (potencial) reclamos desde la etapa de licitación.

Premisa

En los contratos internacionales, el análisis y evaluación de "Retrasos" se realiza con técnicas de planificación forense, que permiten analizar los impactos de eventos individuales o de un grupo de eventos, a menudo concomitante, en las etapas de ejecución del proyecto, para negociar prórrogas (fin de semana) e costes de prolongación. Los Contratos ahora regulan esta actividad que requiere estar bien estructurada desde la fase de licitación e implementarse de manera integrada con los controles del proyecto y el sistema de gestión de contratos.. Las nuevas versiones FIDIC, algunos ya publicados en 2018, requieren aún más procesos específicos de gestión de siniestros. En proyectos relevantes, puede ser necesario un grupo de trabajo específico dedicado a la gestión de reclamaciones., compuesto por profesionales apropiados.

Objetivo

La gestión de reclamaciones basadas en retrasos y/o pérdida de productividad (ruptura) requiere un enfoque más integrado entre los controles de proyectos y la gestión de contratos, durante la ejecución del proyecto con el fin de preparar el terreno para "solicitudes de variaciones" y reclamaciones; esto es especialmente cierto para tres procesos:

1. El desarrollo y actualización periódica de un programa maestro (es decir. cronograma de referencia del proyecto) precisa que sin embargo responde a ciertos requisitos "técnicos" para que la fase posterior sea fiable análisis de retraso de programación, especialmente en el caso más frecuente de retrasos concurrentes (retraso simultáneo).
2. La creación y el mantenimiento de un "archivo de proyectos" que rastrea toda la información del proyecto de forma estructurada y "contemporánea". (es decir. grabación de proyectos contemporáneos); esta actividad es fundamental para sustentar los motivos de la reclamación y aportar la documentación necesaria a los abogados y peritos que intervienen en las etapas posteriores.
3. Un proceso de comunicación preciso, de acuerdo con los requisitos contractuales, lo que requiere una cuidadosa planificación mensual o quincenal de las comunicaciones a realizar hacia el cliente y/o hacia los subcontratistas, con respecto a eventos potencialmente impactantes, solicitudes de aclaración (RFI), la presentación de propuestas y/o solicitudes de variaciones e, naturalmente, comunicación de los retrasos detectados (aviso de retraso), ya que la notificación oportuna del retraso es una condición contractual habitual para la admisibilidad (derecho) del reclamo.

El enfoque recomendado

Veamos con más detalle las actividades específicas que se deben realizar.

1. Etapa precontractual (es decir. Durante la licitación): examina las cláusulas contractuales de gestión de Cambios y Reclamaciones y Controles de Proyectos para establecer con precisión el Programa de referencia, ingresar los "eventos de riesgo" identificados ya en esta fase y llevar a cabo la verificación de las rutas críticas .
2. Fase de puesta en marcha del proyecto: por lo general, el programa de referencia y otros "planes" específicos (Plan de Riesgos, Plan de controles del proyecto, Plan de gestión de contratos, etc.) debe presentarse dentro del primer 30/60 días desde el Aviso para proceder; durante esta fase de iniciación del proyecto es necesario desarrollar el Programa de Línea Base final, revisar todas las hipótesis asumidas en la fase de licitación y finalizar el Programa, integrándolo con todos los eventos de riesgo (Eventos de riesgo del empleador / Eventos de riesgo del contratista) con la verificación final de las rutas críticas.
3. Etapa de ejecución: evaluación de los impactos temporales y costos de extensión debido a las variantes (cambiar) y/o "eventos" causados ​​por el Cliente y apoyo en el análisis y elaboración del expediente de "solicitud de variaciones".
4. Etapa de arbitraje-contencioso: preparación de la documentación que sustenta la reclamación con especial atención al análisis de los impactos descritos anteriormente, utilizando las diversas técnicas de planificación forense y análisis de retrasos en la programación (Análisis de impacto de tiempo, Según lo planeado vs.. Tal como se construyó, ecc.). Obviamente, si durante la ejecución del proyecto se tuvo cuidado de realizar los tres procesos señalados en el párrafo anterior, en particular el mantenimiento del archivo del proyecto (grabación de proyectos contemporáneos) con un análisis prospectivo regular y adecuado de los "Retrasos", se facilita considerablemente el trabajo en la fase de arbitraje-contencioso. Otra actividad de la que podría ocuparme es la interfaz con cualquier consultor de "reclamación y disputa" involucrado en arbitraje o litigio legal., riguardo al planeamiento forense.

En resumen, la actividad de planificación forense se puede resumir asi:

Análisis forense de demanda y reconvención (real o potencial)

• Análisis de las condiciones de la reclamación (Presenza di Eventos de retraso del propietario) relacionados con el avance de las obras;
• Interfaz con el equipo del proyecto para recopilar información y documentación de respaldo;
• Análisis y simulaciones de impactos en hitos contractuales y análisis de ruta crítica (análisis forense);
• Análisis y examen de situaciones de retraso concurrentes;
• Contribución en la redacción del expediente de apoyo a la demanda;
• Posible negociación y reunión con el cliente.

Análisis forense de Variantes (cambiar) o posibles cambios con el fin de determinar:

• Extensión de tiempo (fin de semana);
• Costes de prolongación.

Fornire “planificación forense experta” entrada por expediente e informes:         

• Para confirmar y calificar los resultados del análisis forense de reclamos o reclamos potenciales
• Para presentaciones internas a la dirección de la empresa y del proyecto para su revisión y aprobación;
• Por sumisión al Cliente de acuerdo con los requisitos contractuales;
• Por resumen ejecutivo una de las principales partes interesadas internas.

Conclusiones

Las habilidades de planificación forense cubren los controles de proyectos y la gestión de contratos y se requiere un enfoque integrado., traducidos en procedimientos apropiados que deben ser parte del sistema corporativo de gestión de proyectos y "custodiados" por la PMO. Los recursos deben ser capacitados.

Los procedimientos de planificación forense requieren la aplicación de metodologías y técnicas de ingeniería de costos (métodos de análisis de retardo, De sistemas de gestión del valor ganado para la medición de la productividad y la evaluación de la “ruptura”, así como herramientas específicas de gestión documental (sistemas de gestión de documentos) integrado con herramientas de planificación y programación (planificación y programación) y herramientas para realizar un análisis cuantitativo de los riesgos asociados a la programación horaria (análisis de riesgo de cronograma cuantitativo).